The Gestión Documental Diaries
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En otras palabras, el gran diferencial de ECM es su robustez que permite una gestión completa sin dejar en la mano la eficiencia y la seguridad. Incorpora todas las demás herramientas mencionadas anteriormente, y por lo tanto permite:
La utilidad de su implementación en las organizaciones no solo radica en el hecho de poder establecer un procedimiento de trazabilidad y Handle de la información, sino también de que todos los interesados puedan tener acceso a la misma, de manera práctica y sencilla.
Establecer un sistema eficaz de archivo para reuniones y actas es basic para cualquier organización, independientemente de su tamaño o sector.
Como resultado, IDP decrease en gran medida el tiempo dedicado a procesar documentos y la incidencia de errores humanos.
La digitalización de documentos implica pasar documentación física a formato digital. Son muchas las empresas que almacenan gran cantidad de documentación que ocupa demasiado espacio y es difícil de consultar. Aunque este proceso pueda resultar tedioso, una vez realizado puede suponer una ventaja competitiva al hacer que la información sea accesible.
Esto incluye tanto los documentos recibidos como los creados internamente. Es esencial para mantener la integridad, accesibilidad y eficiencia de la información en una organización.
Cumplimiento y seguridad: incluye características avanzadas para asegurar la conformidad con normativas como el RGPD.
Colaboración eficiente: Las funciones de trabajo en equipo agilizan proyectos y mejoran la comunicación interna.
Importación desde otros sistemas: Los documentos almacenados en otros sistemas pueden importarse a los gestores documentales. Por ejemplo, estos documentos pueden enviarse a una carpeta "controlada" que utilice un flujo de trabajo para distribuirlos a la persona adecuada.
Sin embargo, vale la pena recordar que el OCR puede convertir texto impreso en texto digital, pero esta herramienta no interpreta los datos contenidos en este texto. Esto depende del IDP, que puedes averiguar a continuación.
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Es posible que te encuentres luchando por encontrar la información que necesitas, perder tiempo valioso en la búsqueda de documentos o incluso enfrentar riesgos de seguridad al manejar información confidencial de manera inadecuada.
Cantidad y calidad de las prestaciones ofrecidas: evaluamos la variedad y profundidad de las funcionalidades que cada software proporciona para la gestión documental.
La integración exitosa garantiza software de gestión documental que los datos y la información fluyan sin problemas entre los diferentes sistemas, lo que permite una mayor eficiencia y colaboración en toda la organización. Es importante trabajar en estrecha colaboración con los equipos de TI y los proveedores de software para garantizar una integración exitosa y sin problemas.